Zasady wypłat z funduszy klasowych 50%
§ 16 pkt. 2 regulaminu rady rodziców
Decydentem funduszy klasowych 50% są rady oddziałowe. One podejmują na jaki cel i w jakiej wysokości zostaną wydane zgromadzone fundusze. Ważne, aby wydatki były związane z celami statutowymi szkoły oraz uwzględniały całą zbiorowość uczniów klasy. Dobrym zwyczajem jest również konsultowanie wydatków z wychowawcą klasy. Należy także uszanować tradycją szkolną i przewidzieć kwotę na zakup nagród na zakończenie roku szkolnego wręczanych na poziomie klasy przez wychowawcę.
Rola prezydium sprowadza się do koordynowania wpłat i wypłat z funduszu klasowego 50%. Z wnioskiem o wypłatę z funduszu klasowego może wystąpić każdy członek rady oddziałowej lub przedstawiciel oddziału do rady rodziców oraz w przypadku upoważnienia przez radę oddziałową -wychowawca klasy. W tym celu wystarczy przesłać mail z konta rady oddziałowej lub z konta wychowawcy na konto prezydium Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., ze wskazaniem kwoty, celu i formy wypłaty. Preferowaną formą wypłaty jest przelew bankowy, dlatego należy podać numer rachunku bankowego wnioskodawcy lub wskazanej osoby.
Ponieważ dysponentem funduszu klasowego 50% jest rada oddziałowe, a rola prezydium ogranicza się jedynie do koordynowania wpłat i wypłat, wnioskodawca o wypłatę rozlicza się dokumentowo z wydatków wobec rodziców oddziału. Nie są przedstawiane prezydium żadne dokumenty zakupu. Dokumentem źródłowym do ewidencji jest pisemny wniosek upoważnionej osoby.
Po sprawdzeniu przez Prezydium, że zostały zgromadzone wystarczające środki na funduszu klasowym, przelew dokonywany jest niezwłocznie, nie później niż 7 dni od złożenia wniosku. Tak długi termin wynika, z konieczności realizacji przyjętych procedury akceptacji dokonania wypłaty z konta bankowego funduszu rady rodziców przez dwóch członków prezydium oraz konieczności pogodzenia pracy społecznej w radzie rodziców z obowiązkami zawodowymi i rodzinnymi.
Koszty opłat bankowych pokrywane są w ramach bieżących wydatków rady rodziców.
Zasady wpłat i wypłat dotyczące świetlicy
§ 17 pkt. 4 regulaminu rady rodziców
Rada rodziców wspiera szkolną świetlice m.in. przez ustalenie wydarzenia celowego na funduszu rady rodziców, co zostało określone w regulaminie rady rodziców. Wpłaty są dobrowolne, a sugerowaną roczną kwotę na rok szkolny 2020/2021 ustaliła pani Kierownik Świetlicy w wysokości 200 zł. Wpłaty na wydarzenie celowe „świetlica” dokonywane są głównie przez rodziców, których dzieci uczęszczają na świetlicę. W celu ujęcia wpłaty w ewidencji na świetlicę niezbędnym warunkiem jest wskazanie w tytule przelewu „świetlica”.
Zgromadzone środki są wydatkowane wyłącznie na cele świetlicy i nie mogą być wykorzystane na inne cele rady rodziców. Decydentem środków jest pani kierownik świetlicy, która swoje wydatki konsultuje z rodzicami uczniów uczęszczających na świetlicę, reprezentowanych przez zespół zadaniowy klas 0-3, a do czasu jego powołania przez prezydium. Lista planowanych wydatków zostaje podana do publicznej wiadomości.
Rola prezydium sprowadza się do koordynowania wpłat i wypłat na cele świetlicy oraz sporządzenia sprawozdania, które podawane jest do publicznej wiadomości po otrzymaniu akredytacji pani kierownik świetlicy.
Zgodnie z ustaleniami z panią kierownik świetlicy na początku roku szkolnego oraz po uzyskaniu zgody pani dyrektor szkoły, zostały ustalone zasady obrotu pieniężnego na cele świetlicy:
- Na bieżące wydatki świetlicy zostaje wydawana stała zaliczka w gotówce w wysokości 500 zł. Zaliczka rozliczana zostaje niezwłocznie po dokonaniu zakupów, nie później niż 21 dni, przez dostarczenie do prezydium dokumentów źródłowych (faktur, rachunków, paragonów). Zaliczka zostaje uzupełniania do kwoty 500 zł.
- W przypadku zbiorczego zamówienia lub o wyższej wartości, pani kierownik świetlicy przekazuje prezydium fakturę zakupową z wydłużonym terminem płatności lub fakturę pro-forma, w celu dokonania płatności przelewem. Przelew realizowany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od otrzymania dokumentu. Informacja o dokonaniu płatności lub potwierdzenie przelewu przekazywana jest pani kierownik świetlicy, najpóźniej w następnym dniu.
Koszty opłat bankowych pokrywane są w ramach bieżących wydatków rady rodziców.
Obrót gotówkowy dokonywany jest w oparciu o formularze „KP” i „KW”. Wszystkie formularze posiadają kolejność numeryczną.
Zasady obrotu gotówkowego
§ 18 pkt. 5 regulaminu rady rodziców
Co do zasady, całość obrotu pieniężnego winna być dokonywana za pośrednictwem systemu bankowego.
W celu usprawnienia prowadzenia funduszu, w roku szkolnym 2020/2021, za zgodą pani dyrektor szkoły, istnieje możliwość prowadzenia obrotu gotówkowego prowadzonego wyłącznie przez prezydium i kierownika świetlicy, w zakresie:
- wydawania i rozliczania zaliczek;
- wydatków dokonywanych na rzecz świetlicy;
- zwrotu wydatku poniesionego z prywatnych środków.
Zasady wydawania i rozliczania zaliczek
§ 18 pkt. 6 regulaminu rady rodziców
W celu dokonania płatności gotówkowej, istnieje możliwość pobrania zaliczki. Decyzję o wydaniu zaliczki podejmuje prezydium. Informacje o konieczności pobrania zaliczki należy złożyć na konto prezydium Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. określając cel, wysokość kwoty i formę przekazania.
Zaliczkę należy rozliczyć niezwłocznie po dokonaniu zakupów, nie później niż 21 dni od momentu jej pobrania, przez dostarczenie do prezydium dokumentów źródłowych (faktur, rachunków, paragonów) oraz pozostałej niewykorzystanej kwoty.
Zaliczka wydawana jest w oparciu o formularz „zaliczka”. Formularze posiadają kolejność numeryczną.
Opis programu do ewidencji funduszu Rady Rodziców SP 220
§ 19 pkt. 2 regulaminu rady rodziców
Program do ewidencji funduszu rady rodziców jest przygotowany w MS Excel. Rejestr zawiera dwanaście kolumny: pozycja rejestru (lp.); data dokumentu, nr dokumentu, data płatności, sposób płatności, grupa kontrahentów, nazwa kontrahenta, kategoria konta, konto (cel), kwota przychodu, kwota rozchodu, uwagi.
Pięć kolumn są polami wyboru z listy:
- „Sposób płatności” z podziałem na: konto bankowe, kasę, przeksięgowania;
- „Grupa kontrahentów” z podziałem na: poszczególne oddziały, prezydium, świetlicę, dostawców, zaliczki.
- W „nazwie kontrahenta” rozwija się lista przyporządkowana wybranej wcześniej „kategorii kontrahenta”, np. wybierając w „grupie kontrahenta” klasę „1a”, wybór w „nazwie kontrahenta” jest ograniczony do listy uczniów tej klasy.
- „Kategoria konta” z podziałem na: radę rodziców, preliminarz, fundusz klasowy 50%,, wydarzenia celowe, świetlicę.
- W „konto (cel)” rozwija się lista przyporządkowana wybranej wcześniej „kategorii konta”, np. wybierając w „kategorii konta” pozycję „preliminarz”, wybór w „konto (cel)” jest ograniczony do jednej z pozycji preliminarza (np. uroczystości szkolne lub nagrody w konkursach).
Oddzielny arkusz stanowi zbiorcze zestawienie wszystkich kont i środków finansowych z podziałem na przychody, rozchody i bieżący stan (jako różnica dwóch poprzednich). Dane aktualizują się automatycznie przez zastosowanie odpowiednich formuł. Zestawienia jest podawane do publicznej wiadomości przez zamieszczenie na stronie internetowej szkoły w zakładce fundusz Rady Rodziców.
Oddzielny arkusz stanowi szczegółowe zestawienie poszczególnych pozycji kont (kopia rejestru). Dla bezpieczeństwa, w tym arkuszu przy zastosowaniu filtrów pozyskuje się pożądane dane. W celu zwiększenia automatyzacji, ta część wymaga dalszych prac.
Dokumentacją finansową rady nie jest program, lecz wydruk z programu. Dokumenty w segregatorze podzielone są (oddzielone przekładkami) według:
- przepływów środków: bank, kasa, zaliczki.
- kont z rozbiciem na poszczególne podkategorie: preliminarz, fundusz klasowy 50% (każda klasa oddzielnie), świetlica, inne wydarzenia celowe, bilans otwarcia i zamknięcia;
Przy każdej kategorii jest wydruk z rejestru. Dokumenty (faktury) ułożone są według numeru pozycji. Na każdym dokumencie naniesiona jest odręcznie informacja o numerze pozycji rejestru i koncie.
Wpisu do ewidencji może dokonać jeden z dwóch wyznaczonych członków prezydium (przewodniczący i sekretarz). Rolą trzeciego, jest kontrola poprawności dokonanych wpisów (wiceprzewodniczący).
Zasady wypłat przez prezydium dotyczące preliminarza lub innych wydatków rady rodziców
Wydatki zatwierdzone przez radę rodziców w preliminarzu mogą być dokonane przez prezydium, po sprawdzeniu, że zostały zebrane wystarczające środki na ten cel. W celu oszczędnego gospodarowania finansami, prezydium winno pozyskać optymalną ofertę jakości do ceny. Decyzja o zakupie jest podejmowana kolegialnie przez całe prezydium.
Płatność przelewem jest dokonywana po zatwierdzeniu dokumentu źródłowego przez dwóch członków prezydium. Dostęp do rachunku bankowego mają wszyscy członkowie prezydium. Każdy może przygotować przelew do zapłaty. Osobą uprawnioną do zatwierdzenia przelewu jest przewodniczący, na którego telefon przychodzą kody z systemu bankowego.
W celu dokonania płatności gotówkowej, każdy z przedstawicieli prezydium, może pobrać za zgoda pozostałych członków prezydium zaliczkę. Sposób poboru i rozliczania zaliczek został opisany wcześniej.
W przypadku dokonania płatności z prywatnych środków, zwrot wydatku następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od przedłożenia pozostałym członkom prezydium dokumentu zakupu.
